Sumar articol:
Probabil ca esti un adept inflacarat al Gmail si ca il folosesti in fiecare zi la birou sau acasa. Crezi ca te folosesti de fiecare functie oferita de Gmail pentru a-ti asigura o productivitate maxima atunci cand lucrezi? Probabil ca nu!
De fapt, nu toate caracteristicile utile ale Gmail sunt definite explicit. Astfel, in acest articol iti voi prezenta 16 secrete sau trucuri mai putin cunoscute ale Gmail, care iti vor creste extrem de mult productivitatea.
1. Anularea unui email trimis
Gafele din emailuri sunt ceva foarte comun, si in mod cert fiecare dintre noi a trecut prin asa ceva macar o data! Un studiu AOL acoperit de CBS arata ca aproximativ 32% dintre utilizatorii de email au redirectionat accidental un email gresit.
Un email trimis gresit, cu un attachment nedorit, sau care are informatii confidentiale poate crea o impresie proasta sau iti poate distruge cariera.
Tinand cont de aceasta eroare frecventa, Gmail a creat o caracteristica ce te poate ajuta sa anulezi un email trimis intr-un interval de maxim 30 de secunde.
Pentru a face asta, mergi pur si simplu in pagina de setari a contului de Gmail, activeaza butonul Undo Send daca ai Gmail-ul setat in limba engleza sau Anulare Trimitere daca Gmail-ul tau este setat pe limba romana si stabileste perioada de invalidare in functie de dorinta personala, de la 5 la 30 de secunde. Captura de ecran de mai jos te va ajuta sa intelegi mai bine acesti pasi.
2. Toate emailurile reunite intr-un singur tab
Esti genul de persoana care uraste sa treaca de la un tab la altul? Ai prefera mai degraba sa iti vezi toate emailurile la un loc, decat organizate pe tab-uri diferite, precum Retele Sociale (Social) sau Oferte (Promotions)? Acest truc te va ajuta sa ai toate emailurile, indiferent de categorie, puse toate unul peste altul in Inbox-ul principal.
Pentru a face aceasta modificare, intra in setarile contului de Gmail si da click pe tab-ul Inbox (Mesaje Primite). Poti deselecta box-urile Oferte si Retele Sociale, iar acum toate emailurile vor fi la un loc.
Iata in captura de ecran ce ar trebui sa faci.
3. Mai multa organizare cu mai multe tab-uri
Pe de alta parte, daca nu esti genul de persoana careia sa ii placa listele lungi si dezorganizate, poti adauga, de asemenea, si tab-uri precum Updated (Actualizari) sau Forums (Forumuri) si sa ordonezi mailurile pe si mai multe categorii.
Emailurile vor fi acum reunite automat in tab-urile noi, ceea ce te va ajuta sa te concentrezi exclusiv pe emailurile importante.
4. Auto-distrugerea emailurilor trimise
Gmail a dezvoltat un script software custom care are si o functie de auto-distrugere. Folosind aceasta functie poti adauga emailului tau un timer care sa ii permita sa se auto-distruga dupa un anumit interval de timp.
Acest lucru te ajuta atunci cand nu vrei ca un email sa fie redirectionat unei alte persoane. Pentru a face asta da click pe iconita cu lacat de langa butoul Send/Trimite, inainte de a trimite un email.
Un tab numit Mod Confidential se va deschide cu optiunea Seteaza Expirarea, in care va trebui sa faci schimbarile necesare. Uita-te la captura de ecran de mai jos si vei invata sa trimiti usor emailuri cu functie de auto-distrugere.
5. Emailurile cu parola sau cod de verificare
Modul confidential despre care am discutat mai sus iti permite si sa expediezi emailuri cu criptare, care pot fi deschise doar cu ajutorul unei parole sau cod de verificare trimise prin SMS destinatarului.
Aceasta functie iti va permite sa conferi un nivel suplimentar de securitate emailului tau. Folosind aceasta functie, poti fi sigur ca emailul este citit numai de catre destinatarul dorit.
6. Comenzile rapide de la tastatura
Daca iti folosesti laptopul sau computerul desktop pentru a-ti verifica emailurile, poti folosi shortcut-uri de pe tastatura pentru a-ti imbunatati productivitatea. Unele trucuri populare ale Gmail care te pot ajuta sa iti imbunatatesti poductivitatea sunt:
– Foloseste tasta N de pe tastatura pentru a citi urmatorul mesaj si tasta P pentru a citi mesajul anterior, daca citesti o conversatie cu mai multe mesaje.
– Tinand apasata combinatia de taste Ctrl si Enter poti trimite mesajul compus.
Pentru a folosi comenzile rapide de la tastatura, trebuie intai sa activezi aceasta functie din setarile contului de Gmail, asa cum poti vedea si in captura de ecran de mai jos.
7. Densitatea afisarilor
Daca nu primesti multe emailuri, este recomandabil sa reduci densitatea afisarii acestora in Inbox. Acest lucru serveste ca o functie multi-window. In plus, este utila si pentru a vedea dintr-o privire doar partea importanta a unui email.
8. Optiunea Raspunde tuturor
Se poate intampla uneori sa uitam sa selectam optiunea Reply All/Raspunde Tuturor atunci cand trimitem un raspuns mai multor destinatari. Insa iata ca Gmail vine cu o solutie pentru aceasta problema. Da click pe tab-ul de Setari si mergi pe tab-ul General. Coboara pana la Default Reply Behaviour/Mod prestabilit de raspuns si selecteaza optiunea Reply All/Raspunde Tuturor.
Acum optiunea Reply All va fi varianta default selectata atunci cand conversezi cu mai multi destinatari ai emailurilor tale.
9. Numarul maxim de emailuri pe pagina
Daca primesti prea multe emailuri intr-o zi, ar trebui sa analizezi aceasta optiune. Ea iti permite sa accesezi mai multe conversatii de pe pagina. Pentru a face asta, mergi in Setari, da click pe General si mergi pana la Dimensiunea maxima a paginii/Maximum page size. Acolo poti seta numarul de conversatii pe care ti-l doresti in pagina.
Iata, ca exemplu, captura de ecran de mai jos.
10. Afisarea tip conversatie
Daca esti un fan al Gmail-ului clasic, acesta este un truc foarte la indemana. Pentru a alege afisarea tip lista in defavoarea vechii afisari de tip conversatie urmeaza acesti pasi simpli. Mergi in meniul General din tab-ul de Setari si coboara pana la Afisarea tip conversatie/Conversation View si selecteaza optiunea “Dezactiveaza afisarea de tip conversatie/Conversation View Off”. Urmeaza exemplul din captura de mai jos.
11. Notificarile pe desktop
Daca emailurile pe care le astepti sunt de o importanta capitala pentru tine, atunci aceasta este o optiune excelenta. Poti adauga pur si simplu o extensie in Chrome pentru Gmail sau poti merge in Setari – Notificari Desktop/Desktop Notifications si sa activezi aceasta functie.
12. Cautarea avansata
Aceasta este una dintre caracteristicile mele preferate din Gmail. Probabil ca pana in acest moment ai folosit pentru cautarile in mail doar functia standard de cautare oferita de Gmail. Insa numarul mare de emailuri din Inbox-ul tau nu te ajuta deloc sa gasesti o informative anume. Acesta este momentul in care intervine cautarea avansata.
Folosind aceasta functie poti cauta un email anume printre sute de emailuri care iti intra zilnic in Inbox, aplicand filtre utile, asa cum vei vedea si in imaginea de mai jos.
13. Inserarea de fisiere Google Drive
Ai nevoie sa trimiti un fisier mare? Acum nu mai este o problema, datorita noii functii de integrare oferita de Gmail. Poti insera fisiere Google Drive ca atasamente la emailul trimis. Nu trebuie decat sa dai click pe iconita de Google Drive din partea de jos a ferestrei. Aceasta iti va converti fisierul intr-un link sau intr-un attachment, asa cum se poate vedea mai jos.
14. Meniul click dreapta
Absent din varianta clasica, bunul si batranul click dreapta este acum aici! Un singur click dreapta pe un email primit si vei avea la indemana o lista intreaga de optiuni, printre care si marcarea ca necitit, mutarea in arhiva, redirectionarea sau stergerea unui mesaj. Totul cu un singur click, direct din Inbox.
15. Raspunsul automat in perioada vacantei
Esti in concediu si nu ai timp sa raspunzi tuturor emailurilor pe care le primesti? Mergi la optiunea de raspuns automat/Vacation Responder, oferita de Gmail. Poti personaliza in cadrul acesteia mesajul pe care vrei sa il trimiti celor care iti scriu. Pentru a activa aceasta functie intra pur si simplu in Setari, da click pe tab-ul General si coboara pana la Raspuns automat pe perioada vacantei/Vacation Responder, exact ca in exemplul de mai jos.
16. Recuperarea contului
Fiecare dintre noi a primit mesaje spam sau tot felul de scam-uri care incearca sa sparga conturile de Gmail. Tocmai de aceea, foarte eficient pentru securitatea contului este sa iti updatezi optiunile de recuperare a contului. Acest lucru va fi foarte util atunci cand nu iti vei putea aminti parola sau cand ti-a fost spart contul.
Este vorba doar despre o serie de intrebari pe care trebuie sa le setezi atunci cand iti faci un cont, sau sa le updatezi mai tarziu.
Pont suplimentar: va trebui sa iti amintesti raspunsurile oferite, asa ca alege ceva cu sanse zero de a fi uitat sau de a-ti aminti gresit.
Concluzie
Daca iti petreci mult timp pe Gmail, aceste trucuri iti vor mari sigur productivitatea si iti vor imbunatati experienta de utilizare a emailului.
Incepe sa iti modifici setarile de Gmail si foloseste aceste trucuri pentru productivitate maxima!
